PENGAWASAN ATAU KONTROL SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN


PENGAWASAN ATAU KONTROLSEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

(Sebuah Kajian Ilmu Manajemen)

By: Muhammad Fathurrohman, M.Pd.I

(Guru Sang Dewo (SMPN 2 Pagerwojo) & Akademisi UIN Maliki Malang)

A. Pengertian Pengawasan

Pengawasan sebagai komponen dalam proses manajemen memiliki peran penting dalam proses pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Proses ini dilaksanakan ketika suatu program sedang dilaksanakan sampai dengan kegiatan tersebut selesai dilaksanakan. Istilah pengawasan ini didalamnya mengandung beberapa aktifitas, diantaranya adalah inspeksi, control dan evaluasi. Berdasarkan dari paparan tersebut, maka sebenarnya ketika membahas tentang pengawasan, maka secara otomatis aktifitas control juga dilakukan. Oleh karena itu dalam pembahasan ini hanya akan dibahas pada masalah pengawasan sebagai fungsi manajemen.

Sebelum lebih jauh membahas tentang pengawasan, maka terlebih dahulu perlu dipaparkan tentang pengertian dari pengawasan itu sendiri.

  1. Pengawasan pada hakekatnya adalah suatu aktifitas dalam usaha mendalikan, menilai dan mengembangkan kegiatan organisasi agar sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
  2. Pengawasan berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah atau jalur tujuan. Apabila salah satu bagian dalam organisasi menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkan kembali ke jalur tujuan yang benar.
  3. Pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau kebijaksanaan yang telah ditentukan.
  4. pengawasan (controlling) merupakan suatu kegiatan untuk mencocokkan apakah kegiatan operasional (actuating) di lapangan sesuai dengan rencana (planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari organisasi.
  5. Pengawasan dapat diartikan sebagai proses kegiatan monitoring untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan organisasi terlaksana seperti yang direncanakan dan sekaligus juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi dan memperbaiki bila ditemukan adanya penyimpangan yang akan mengganggu pencapaian tujuan.

Berdasarkan dari paparan tersebut diatas tentunya dapat disimpulkan bahwa pengawasan mengandung komponen; suatu aktifitas yang dilakukan dengan melihat-mengecek-menilai-mengoreksi-mencocokkan kegiatan yang dilaksanakan dengan perencanaan yang sudah ditetapkan dan melakukan perbaikan apabila pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan rencana. Dengan demikian yang menjadi obyek dari kegiatan pengawasan adalah mengenai kesalahan, penyimpangan, cacat dan hal-hal yang bersifat negatif seperti adanya kecurangan, pelanggaran dan korupsi, untuk kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan.

B. Tujuan Pengawasan

Pada dasarnya tujuan pengawasan secara tidak langsung dapat dicermati dari batasan pengertian pengawasan tersebut, yakni suatu upaya melakukan perbaikan-perbaikan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan guna mencapai tujuan yang diinginkan. Namun secara rinci tentang tujuan dari kegiatan pengawasan dalam sebuah manajemen adalah agar;

1.  Pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan, prosedur dan perintah yang telah ditetapkan.

2. Hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

3. Sarana yang ada dapat didayagunakan secara efektif dan efisien.

4. Diketahui kelemahan dan kesulitan organisasi untuk dicari jalan perbaikannya.

Berdasarkan maksud tujuan dari dilaksanakannya pengawasan tersebut diharapkan dapat mencapai target tentang adanya kepastian terhadap kualitas dan kuantitas pekerjaan, meminimalisir pemborosan bahan, tenaga, biaya dan pikiran sehingga dapat diketahui perkembangan dari tiap-tiap taraf dan langkah-langkah kegiatan serta dapat diketahui pula ada atau tidaknya perubahan dan perlu atau tidaknya perbaikan, penyesuaian rencana, bimbingan, pengarahan dan system yang diterapkan.

C. Prinsip Pengawasan

Prinsip pengawasan dalam sebuah organisasi terhadap suatu pekerjaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan sebenarnya adalah dalam rangka untuk melakukan perbaikan-perbaikan demi tercapainya suatu tujuan. Masalah yang dihadapi dalam melaksanakan pengawasan dalam suatu organisasi adalah bagaimana mengubah pola pikir yang bersifat otokratif dan korektif menjadi konstruktif dan kreatif. Suatu sikap yang menciptakan situasi dan relasi dimana para pekerja merasa aman dan merasa diterima sebagai subyek yang dapat berkembang sendiri.

Pengawasan merupakan suatu aktifitas yang memungkinkan adanya intervensi positif dalam memeriksa arah yang diambil dan mengevaluasi hasil atau penyimpangan dari perencanaan sebelumnya, oleh karena itu pengawasan harus bersifat komprehensif dan terbuka. terhadap berbagai hasil kinerja yang dilakukan. Prinsip yang harus dipertimbangkan dalam memberikan pengawasan antara lain adalah;

  1. Prinsip Ilmiah, yakni kegiatan pengawasan dilaksanakan berdasarkan data obyektif yang diperoleh dalam kenyataan pelaksanaan proses kegiatan, menggunakan alat perekam yang akurat untuk memperoleh data seperti angket, observasi, percakapan pribadi dan seterusnya, setiap kegiatan pengawasan dilaksanakan secara sistematis, berencana dan kontinyu.
  2. Prinsip demokratis; yakni pengawasan yang dilakukan berdasarkan hubungan kemanusiaan yang akrab dan penuh kehangatan, menjunjungtinggi harga diri dan martabat dan bukan berdasarkan atasan dan bawahan, tetapi berdasarkan rasa kesejawatan.
  3. Prinsip kerjasama, yakni mengembangkan usaha bersama dengan memberi support, mendorong, menstimulasi sehingga merasa tumbuh bersama.
  4. Prinsip konstruktif dan kreatif, yakni pengawasan dilakukan dalam rangka mengembangkan potensi kreatifitas dan menciptakan situasi kerja yang menyenangkan, bukan melalui cara-cara yang menakutkan.

Prinsip lain yang mendasari dari pelaksanaan pengawasan disamping sebagaimana tersebut diatas adalah sebagai berikut:

  1. Prinsip organisasional, artinya pengawasan harus dilaksanakan dalam kerangka struktur organisasi yang melingkupinya.
  2. Prinsip perbaikan, artinya pengawasan berusaha mengetahui kelemahan atau kekurangan dan kemudian dicarikan jalan pemecahanya.
  3. Prinsip komunikasi, artinya pengawasan dilakukan untuk membina system kerjasama antara atasan dan bawahan, membangun hubungan baik dalam proses pelaksanaan pengelolaan organisasi.
  4. Prinsip pencegahan, artinya bahwa pengawasan dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan dalam mengelola komponen-komponen organisasi.
  5. Prinsip pengendalian, artinya pengawasan dilakukan agar semua proses manajemen berada pada rel yang telah digariskan sebelumnya.
  6. Obyektifitas, yakni pengawasan dilakukan berdasarkan data nyata di lapangan tamnpa menggunakan penilaian dan tafsiran subyektif dari pengawas.
  7. Prinsip kontinuitas, artinya dilakukan secara terus menerus, baik selama berlangsungnyab proses maupun setelah pelaksanaan kerja.

D. Fungsi Pengawasan

Fungsi utama daripada pengawasan adalah ditujukan pada perbaikan dan peningkatan kualitas untuk mencapai tujuan, atau dengan kata lain adalah menilai dan memperbaiki factor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Swearingen bahwa fungsi dari pengawasan adalah untuk; mengkoordinasikan semua usaha, melengkapi kepemimpinan, memperluas pengalaman pekerja, menstimuli usaha-usaha yang kreatif, memberi fasilitas dan penilaian yang terus menerus, menganalisis situasi, memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap staf, memberi wawasan yang lebih luas dan terintegrasi dalam merumuskan tujuan-tujuan organisasi dan meningkatkan kemampuan kinerja.

E. Proses Pengawasan

Proses pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, dimana tahap-tahap tersebut adalah merupakan rangkaian suatu proses yang dilakukan dalam pengawasan. Proses pengawasan menurut M. Manulang dapat dikategorikan menjadi tiga yaitu; menentukan alat pengukur (standard), mengadakan penilaian (evaluasi) dan mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).

Secara rinci proses pengawasan tersebut dapat dideskripsikan sebagai berikut:

1. Penentuan standar

Penentuan standard dalam proses pengawasan secara tepat memang agak sulit, akan tetapi penentuan standard terkait waktu dengan perilaku pegawai harus dilakukan. Diantara standar yang harus ditetapkan dalam melakukan pengawasan adalah standard waktu, yakni berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menghasilkan suatu produk atau memberikan layanan jasa tertentu, standard produktifitas, yakni jumlah produk dan layanan jasan yang dihasilkan selama periode waktu tertentu, standard biaya, yakni berapa biaya yang dikeluarkan untuk semua barang dan jasa, standard kualitas, yakni tingkat kemampuan yang dikehendaki, standard tingkah laku, artinya tipe tingkah laku yang dikehendaki terhadap pegawai dalam suatu organisasi. Lebih lanjut tentang penentuan standard ini Amirullah Haris Budiono mengacu kepada empat sumber informasi yang mencakup; pengamatan pribadi, laporan statistic, laporan lisan dan laporan tertulis.

2.  Evaluasi unjuk kerja

Evaluasi unjuk kerja ini dilakukan dengan melakukan pengecekan terhadap penyimpangan berdasarkan standard yang telah ditetapkan. Hasil dari evaluasi ini kemudian dibandingkan dengan standard yang ada, oleh karena itu evalusai ini harus dilakukan dengan menggunakan ukuran yang akurat, dimana instrumentnya harus disusun secara lengkap dan valid. Mengadakan pengukuran ini harus terlebih dahulu dilakukan, karena tindakan perbaikan dapat dilakukan berdasarkan dari hasil evaluasi yang didahului oleh kegiatan pengukuran tersebut.

  1. Tindakan Perbaikan

Tindakan perbaikan ini dilakukan apabila, proses dan hasil kerja teradpat penyimpangan dari standard yang ditentukan, akan tetapi apabila proses dan hasil kerja telah sesuai dengan standard maka yang harus dilakukan adalah peningkatan. Tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan harus dibuatkan skala prioritas dalam penanganannya.

Dalam melakukan perbaikan ada beberapa kemungkinan yang harus dipertimbangkan, yaitu; tersedianya alokasi waktu yang memadai, rasionalisasi tambahan pegawai dan atau peralatan, alokasi waktu yang cukup bagi manajer untuk melakukan perbaikan manajemen dan adanya usaha extra dari semua komponen yang ada. Apabila usaha-usaha tersebut gagal dilaksanakan, maka perlu dilakukan penjadwalan ulang karena mungkin terdapat perubahan pada semua bidang.

F. Etika Pengawasan

Etika selalu berkaitan dengan standar baik-buruk. Hanya perlu diingat bahwa standar ini tidak berada di ruang hampa, selamanya berkonteks, mungkin sosial (politik, ekonomi atau kebudayaan) dengan lingkup lokal atau nasional, atau universal (kemanusiaan). Masalah dalam konteks ini manakala ada kekuasaan yang menentukan standar dan konteks baik buruk suatu perilaku. Misalnya, kekuasaan menetapkan standar baik-buruk hanya berkonteks politik dan lokal. Sementara pelaku ingin menggunakan konteks kebudayaan dan universal.

Pembicaraan tentang etika dapat pula melalui 2 jalan, yaitu pertama mempertanyakan keberadaan institusional, dan kedua dengan melihat keberadaan individual pelaku profesi. Jika yang pertama bersifat makro dengan pendekatan struktural, maka yang kedua bersifat mikro dengan memperhatikan nilai-nilai yang mendasari perilaku seseorang.

Jalan lainnya dapat juga dilakukan dengan menitik-beratkan kepada bekerjanya nilai-nilai atas diri seseorang. Ada yang bersifat sosial, yaitu nilai-nilai yang diperoleh dari komunitas (sosialisasi) yang menjadi acuan dan komunitas memiliki daya pemaksa untuk dijalankannya nilai tersebut. Disini pelaku bersifat pasif. Selain itu ada pula nilai yang dipilih oleh individu secara sadar di antara sekian banyak nilai yang tereksposure kepadanya. Nilai ini dipilih dengan kesadaran, bahkan dengan sikap kefilsafatan tertentu. Maka pelaku dapat disebut bersifat aktif. Baik etika bersifat makro maupun mikro, ataupun nilai bersifat pasif maupun aktif, kesemuanya saling berkaitan, yang satu akan menentukan lainnya.

Etika makro dapat dikenali dengan melakukan analisis atas keberadaan institusi dalam interaksinya dengan institusi-institusi lainnya sebagai bagian sistem sosial. Peran sosial dari suatu institusi bagi yang menggunakan cara pandang struktural fungsionalisme adalah bertolak dari harapan/ekspektasi (expectation) institusi lain yang berada dalam system sosial. Keseimbangan terjadi manakala setiap pihak menjalankan peran yang berkesesuaian dengan ekspektasi pihak lainnya. Pandangan mekanistis atas sistem sosial ini mengabaikan pilihan-pilihan idealisme dari pelaku dalam institusi sosial. Jika sistem sosial sepenuhnya mesin yang dapat direkayasa tentulah keseimbangan dapat tercapai. Tetapi kenyataannya peran sosial adalah resultante dari peran yang ditetapkan bagi dirinya sendiri oleh pengelola institusi dengan peran yang menjadi ekspektasi institusiinstitusi lainnya.

Berdasarkan dari paparan tersebut tentunya seorang pengawas dalam suatu manajemen harus bertindak secara professional dan selalu mendasarkan diri pada etika keilmuan yang dimiliki, menjaga kedudukan, martabat dan jabatannya di mata orang lain. Karena etika adalah pandangan , keyakinan dan nilai akan sesuatu yang baik dan buruk, benar dan salah dan merupakan standar kelayakan pengelolaan organisasi yang memenuhi kriteria etika.

Pengawasan harus dilakukan berdasarkan nilai personal sebagai standar etika yang terdiri dari ; Nilai (Values) sendiri pada dasarnya merupakan pandangan ideal yang mempengaruhi cara pandang, cara berfikir dan perilaku dari seseorang, Nilai Personal atau Personal Values pada dasarnya merupakan cara pandang, cara pikir, dan keyakinan yang dipegang oleh seseorangsehubungan dengan segala kegiatan yang dilakukannya dan Nilai Personal terdiri dari nilai terminal dan nilai instrumental. Nilai terminal pada dasarnya merupakan pandangan dan cara berfikir seseorang yang terwujud melalui perilakunya, yang didorong oleh motif dirinya dalam meraih sesuatu. Nilai instrumental adalah pandangan dan cara berfikir seseorang yang berlaku untuk segala keadaan dan diterima oleh semua pihak sebagai sesuatu yang memang harus diperhatikan dan dijalankan.

Sebagaimana yang dipaparkan oleh Hendyat Soetopo bahwa dalam menjalankan tugasnya pengawas handaklah berpedoman etik jabatan bahwa pengawas adalah; manusia Pancasila, pendidik, memiliki pengetahuan dan wawasan yang mutakhir, membantu melaksanakan program pendidikan, memahami dan menguasai masalah-masalah kependidikan, mampu memecahkan masalah demi kesuksesan organisasinya, mampu bekerjasama dan bergaul dengan berbagai pihak, menguasai teknik riset operasional, berusaha memelihara nama baik pengawas.

Berdasarkan dari paparan dan uraian tersebut, jelaslah bahwa dalam rangka melaksanakan proses pengawasan, seorang pengawas harus benar-benar memiliki kematangan pribadi dan kematangan wawasan terhadap pekerjaan yang diawasi yang berhubungan dengan bidang personal, material, dan operasional dalam organisasi agar mampu mengendalikan organisasi untuk berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

G. Karakteristik Pengawasan

Sistem pengawasan yang efektif menurut Amirullah mempunyai karakteristik; akurat terhadap informasi, ekonomis, tepat waktu ketika diketahui penyimpangan, Sesuai dengan realitas oeganisasi, berpusat pada pengendalian strategic, Terkoordinasi dengan arus kerja, Obuektif dan komprehensif, fleksibel dan dapat diterima oleh para anggota.

Pengawasan yang efektif adalah pengawasan yang tepat sesai dengan proses yang harus dilalui, tanpa menyimpang dari system yang dianut sehingga tahapan yang dilaluinya benar. Pengawasan sebagai suatu system, sebagaimana halnya system-sistem yang lain mempunyai karakteristik tertentu, namun demikian karakteristik tersebut tidak bersifat mutlak tetapi bersifat nisbi, artinya pada kondisi yang berbeda karakteristik itu menjadi berbeda pula.

H. Penutup

Berdasarkan dari pembahasan tersebut diatas, dapatlah diambil suatu kesimpulan bahwa diantara beberapa fungsi manajemen, perencanaan dan pengawasan mempunyai peran yang penting. Dalam fungsi perencanaan, manajer menetapkan apa yang ingin dicapai pada suatu periode tertentu, sedangkan dalam pengawasan, berusaha untuk melakukan evaluasi apakah tujuan yang ditetapkan dapat dicapai, dan kalau tidak dapat dicapai, maka harus dicari factor penyebabnya sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan, sehingga tindakan pengawasan ini dapat dijadikan sebagai bentuk instrospeksi diri bagi seseorang.

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam proses manajemen tidak akan ada artinya, kalau tidak segera diikuti dengan tindakan pengawasan sebagai pengendalian. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa; apabila kegiatan pengawasan sebagai bentuk pengendalian dilakukan secara efektif akan menjadikan jaminan bahwa tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi akan dapat tercapai.

DAFTAR RUJUKAN

Amirullah Haris Budiono, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004.

Handayaningrat, S., Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, CV. Haji Masagung, Jakarta, 1994.

Hendyat Soetopo, Manajemen Pendidikan (Bahan Kuliah Manajemen Pendidikan) Universitas Negeri Malang, 2001.

M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta, Galia Indonesia, 1990.

M. Nur Nasution, Manajemen Mutu Terpadu, Ghalia Indonesia, Bogor, 2005.

Malayu SP. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, PT. Bumi Aksara, 2007.

Piet A. Sahertian, Konsep Dasar dan Teknik Supervisi Pendidikan dalam rangka Pengembangan Sumberdaya Manusia, Rineka Cipta, Jakarta, 2000.

Soewartojo, J., Korupsi, Pola Kegiatan dan Penindakannya serta Peran Pengawasan dalam Penanggulangannya, Restu Agung, Jakarta. 1995.

Subardi, A., Dasar – Dasar Manajemen, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. 1992.

Swearingen, Supervision of Instruction Foundation and Dimension, New York, British Manual of Sociology,1961.

Udian Saifudin Sa’ud, Perencanaan Pendidikan Suatu Pendekatan Komprehansif, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006.

Sekian

Semoga Bermanfaat

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: