PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN


PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

By: Muhammad Fathurrohman, M.Pd.I

(Guru Sang Dewo (SMPN 2 Pagerwojo) & Akademisi UIN Maliki Malang)

A.  Pengertian Perencanaan

Pada hakekatnya setiap aktifitas yang dilakukan pasti memiliki sebuah perencanaan, namun perencanaan tersebut kadang ada yang disadari dan dirumuskan secara sistematis dan adapula yang tidak dirumuskan, bahkan adakalanya dilakukan secara tidak sadara atau tidak tahu bahwa yang dilakukan itu sebenarnya sudah berdasarkan suatu perencanaan.

Pembahasan tentang perencanaan sebenarnya selalu terkait dengan konsep manajemen dan atau administrasi. Hal ini dapat dimaklumi karena baik dalam konsep manajemen maupun administrasi, perencanaan merupakan unsure dan fungsi yang pertama dan utama yang harus dipersiapkan diantara fungsi-fungsi yang lainnya. Para pakar manajemen menyatakan bahwa; apabila perencanaan telah selesai dan dilakukan dengan benar, maka sebaagian besar pekerjaan besar telah selesai dilaksanakan.

Perencanaan memilikimaksa yang luas, tergantug dari sudut mana dilihat serta latar belakang apa yang mempengaruhi dalam merumuskan definisi tersebut. Diantara beberapa definisi tentang perencanaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1.   Manurut Prajudi Atmusudirjo, perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa dan bagaimana.

2. Perencanaan dalam arti seluas-luasnya tidak lain adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistemtis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

3.   Perncanaan dapat diartikan sebagai suatu proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan ini dapat juga diberi arti sebagai suatu proses perbuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan. Perencanaan juga dapat diartikan sebagai upaya untuk memadukan antara cita-cita nasional dan resources yang tersedia yang diperlukan untuk mewujudkan cita-cita tersebut.

Dari beberapa definisi tentang perencanaan tersebut, kiranya dapat ditetapkan dan ditarik beberapa butir penting yang dapat dijadikan pegangan dalam menyusun sebuah perencanaan, butir-butir tersebut antara lain adalah bahwasuatu perencanaan; berhubungan dengan masa depan, merupakan seperangkat kegiatan, sebagai suatu proses yang sistematis dan dilakukan untuk mencapai tujuan atau hasil tertentu.

Berdasarkan pada pemahaman tentang perencanaan tersebut, tentunya setiap orang akan dapat merumuskan sendiri fungsi dan tujuan dari sebuah perencanaan. Diantara fungsi dariperencanaan tersebut antara lain adalah; sebagai pedoman pelaksanaan dan pengendalian, untuk menghindari pemborosan sumberdaya, sebagai alat bagi pengembangan kualitas jaminan, dan sebagai upaya untuk memenuhi akuntabilitas kelembagaan.

Dalam perkembangannya perencanaan sudah menjadi permasalahan yang sangat penting dalam dunia produksi, yakni dengan meningkatkan kualitas output, menekan biaya produksi dan meningkatkan produktifitas. Oleh karena itu diperlukan optimalisasi seluruh komponen untuk mewujudkan hal tersebut dengan menterjemahkannya didalam tindakan melalui perencanaan strategis. Perencanaan strategis sebagai proses awal manajemen adalah suatu proses dimana pimpinaan organisasi menggambakan masa depan organisasi dan menggambarkan prosedur serta pelaksanaanya untuk mancapai masa depan tersebut. Pada umumnya setiap organisasi dapat melakukan perencanaan strategic, tetapi tidak semua organisasi perlu melakukannya.

Suatu organisasi dapat melakukan rencana strategic apabila organisasi tersebut dapat menggambarkan masa depan secara jelas, merumuskan atau menyimpulkan missinya, dapat membedakan missinya dengan organisasi diaatasnya, dapat mengetahui customernya yang penting, terdapat pimpinan yang menghayati perlunya kualitas dan produktifitas. Pengetahuan pimpinan tentang perencanaan tersebut perlu dimiliki oleh pimpinan untuk melakukan tranformasi menuju organisasi yang berkualitas.

B. Pentingnya Perencanaan dalam Manajemen

Pada perkembangan pendidikan modern yang berorientasi untuk membantu merealisasikan masyarakat baru yang beradab, maka perencanaan semestinya harus mengacu kepada karakteristik sebagai berikut; mempunyai pandangan jangka pendek yang berlaku hanya pada anggaran berikutnya (tahunan), fragmentatif; yakni bagian-bagian direncanakan sendiri-sendiri atau terpisah, tidak terintegrasi, dalam arti bahwa lembaga itu direncanakan tanpa memperlihatkan kebutuhan dan keinginan masyarakat serta ekonomi pada umumnya dan tidak dinamis; yakni model pendidikan yang statis dalam satu tahun.

Berangkat dari realitas bahwa kurang lebih 25 tahun (1945-1970) system pendidikan sangat dipengaruhi oleh adanya perubahan ilmu pengetahuan, teknologi, social, ekonomi dan politik. Akibatnya perkembangan tersebut memberikan tekanan yang sangat berat dalam masalah pendidikan, terutama dalam masalah perencanaan. Pengelola lembaga dituntut harus memikirkan tenaga kerja, melakukan seleksi dalam penerimaan siswa baru yang sangat bijaksana, fasilitas yang memadai, mempersiapkan lulusan yang sesuai dengan pola kehidupan kemasyarakatan yang berkembang.

Oleh karena itulah maka perencanaan dipandang sangat penting bagi suatu organisasi ataupun institusi agar;

  1. Dengan adanya perencanaan diharapkan suatu kegiatan dapat tumbuh dan terarah, karena pelaksana kegiatan memiliki pedoman yang jelas untuk tercapainya suatu tujuan.
  2. Dapat melakukan perkiraan, terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang dilalui, yang mencakup potensi-potensi dan prospek-prospek perkembangan, hambatan-hambatan dan resiko-resiko yang mungkin diahadapi, sehingga ketidakpastian dapat dibatasi sedini mungkin.
  3. Dapat memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternative tentang cara yang terbaik untuk memilih kombinasi cara yang terbaik.
  4. Dapat menentukan skala prioritas dan memilih urutan-urutan dari pertimbangan tingkat kepentinganya, sasaran maupun kegiatan usahanya.
  5. Dengan adanya perencanaan, maka akan ada suatu alat ukur atau standar untuk mengadakan pengawasan atau evaluasi kinerja usaha yang dilakukan.

C. Proses Perencanaan dalam pendidikan

Perencanaan yang matang perlu dilakukan melalui beberapa proses, diantara proses perencanaan tersebut adalah sebagai berikut;

  1. Mendefinisikan Permasalahan

Perencanaan dirumuskan apabila akan melaksanakan suatu aktifitas untuk mencapai tujuan, dalam proses mencapai tujuan tersebut tentunya dilakukan dengan mengidentifikasi permasalahan, tahapan ini perlu dilakukan karena setiap kegiatan yang akan dirumuskan dalam proses perencanaan harus diarahkan dalam kerangka pemecahan masalah, kekeliruan dalam merumuskan batasan masalah akan berdampak pada kekeliruan dalam merumuskan langkah kegiatan selanjutnya.

Teknik yang dilakukan dalam mendefinisikan permasalahan ini antara lain dengan cara membuat pengelompokan untuk mengurangi kerumitan masalah dengan memperjelas hubungan diantara elemen-elemen dalam kelompok, yang pada akhirnya akan memberikan arahan bagi pengorganisasian data yang sesuai dan digunakan sebagai acuan untuk memenuhi kebutuhan di masa yang akan datang.

Pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam mendefinisikan permasalahan tersebut antara lain dengan mengetahui ruang lingkup permasalahan, pengkajian sejarah permasalahan yang akan ditetapkan, mengetahui kesenjangan dari permasalahan, mengetahui sumber daya dan hambatan yang akan dihadapi dan kemudian menentukan komponen-komponen perencanaan dari permasalahan tersebut.

Bertolak dari pendefinisian permalahan yang tepat ini, dapat menggambarkan rumusan tentang batasan permasalahan secara jelas, karena setiap kegiatan akan dirumuskan dalam proses perencanaan harus diarahkan dalam rangka memecahkan masalah. Disamping itu permasalahan yang dihasilkan akan berorientasi kepada masa depan dan meliputi analisis yang menyeluruh tentang masa kini dan juga kekuatan-kekuatan sejarah yang membentuk perkembangannya.

  1. Analisis bidang telaah permasalahan perencanaan pendidikan

Seorang perencana dalam melakukan pekerjaannya akan berhadapan dengan berbagai kekuatan dan kepentingan yang akan mempengaruhi proses perumusan perencanaan. Oleh karena itu seorang perencana harus mampu; mengidentifikasi berbagai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang akan mempengaruhi proses perencanaan, memahami sifat-sifat dasar manusia, memahami kebutuhan-kebutuhan dasar manusia, menguasai berbagai jenis pendekatan dalam perencanaan system pendidikan, dan mampu memformulasikan suatu rancangan pendidikan yang berorientasi pada aspek-aspek fisik, manajemen dan kurikulum yang disesuaikan dengan aspek-aspek politik dan ekonomi yang berlaku pada lingkungannya.

Pendidikan merupakan suatu system yang terbentuk dari beberapa sub system yang disebut dengan lingkungan pendidikan sebagai bidang telaah dalam masalah perencanaan pendidikan yang komprehensip yaitu; system aktivitas pendidikan, komunikasi pendidikan, fasilitas pendidikan dan system operasi pendidikan. Telaah terhadap masalah pendidikan yang dilakukan secara cermat ini akan dapat mempermudah dan memperlancar dalam proses perencanaan pendidikan.

  1. Mengkonsepsikan dan merancang rencana

Proses membuat konsep dan merancang rencana ini dilakukan dengan mengidentifikasi kecenderungan umum, yakni melakukan pengamatan secara mendalam terhadap pola-pola kehidupan dalam masyarakat yang meliputi tempat, ekonomi, dan aktivitas yang dilakukan, menentukan tujuan dan sasaran dari berbagai kepentingan social dan ekonomi masyarakat dan merancang rencana yakni, dalam mendesain perencanaan hendaknya dikaitkan dengan filosofi, tujuan dan proses yang ada dalam lingkungan pendidikan.

Perencanaan pendidikan yang seksama akan memberikan konstribusi yang besar apabila dapat menilai efektifitas dari berbagai program yang ditanganinya dengan memperhatikan aktifitas-aktifitas yang tercakup dalam lembaga pendidikan, kebutuhan manusia akan lembaga pendidikan, perencanaan fasilitas fisik yang berkaitan dengan proses dan teknik, dan administrsi gedung dan peralatan sekolah.

4.   Mengevaluasi rencana-rencana

Rencana yang sudah tersusun hendaknya dievaluasi melalui mekanisme yang jelas sehingga hasilnya akan sangat memuaskan. Evaluasi yang pertama dilakukan adalah evaluasi terhadap nilai, bentuk dasar penilaian harus ditentukan, sasaran harus dipertegas menjadi konkrit, sedangkan yang kedua adalah pendangan kedepan harus tepat, perencanaan jangka pendek, penggunaan nilai-nilai yang dipilih harus dapat diterima secara politis, sehingga perencanaan dapat di implementasikan, perencanaan jangka menengah dengan melakukan seleksi terhadap nilai-nilai hasil pendidikan sehingga ada yang diterima dan ditolak sesuai dengan kepentingan masyarakat dan perencanaan jangka panjang harus dievaluasi dalam bentuk baku sesuai dengan keinginan masyarakat.

5.   Spesifikasi rencana

Proses spesifikasi rencana dalam perencanaan pendidikan ini dilakukan dengan perumusan masalah yang sesuai dan pelaporan hasil. Rumusan masalah yang jelas dangat diperlukan dalam penyusunan perencanaan yang komprehensip, karena perencanaan itu muncul sebagai aktifitas dari keikutsertaan orang yang akan dilayani oleh lingkungan dan yang akan dipengaruhi oleh lingkungan yang memiliki hak dan kewajiban untuk ikut serta dalam merencanakan modofikasi atau pengembangan lingkungan tersebut.

  1. Implementasi Rencana

Rencana yang sudah tersusun tidak akan ada artinya apabila tidak dilaksanakan, implementasi rencana ini akan mengarahkan kepada pembuatan keputusan dengan memperhatikan pengembangan program pendidikan dan alat-alat yang dibutuhkan untuk menjalankannya, oleh karena itu kebutuhan akan alat-alat yang dibutuhkan tidak akan terpenuhi apabila rencana program ini tidak diimplementasikan secara maksimal dan tujuan yang ditetapkan juga tidak akan dapat tercapai dengan maksimal.

7.   Memantau pelaksanaan rencana dan umpan balik bagi perencanaan

Pemantauan terhadap pelaksanaan rencana untuk menghasilkan umpan balik ini dilakukan dengan melakukan monitoring terhadan perencanaan yang sedang berlangsung merupakan alat pengendali yang baik dalam seluruh proses implementasi rencana yang dilakukan secara terjadwal, penjadwalan ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi setiap aktifitas yang dilaksanakan. Dan hasil dari pemantauan inilah yang akan menjadikan umpan balik terhadap perencanaan yang ditetapkan guna mengetahui kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan di lapangan.

D. Pendekatan dalam menyusun Perencanaan

Sebelum dibahas lebih dalam tentang pendekatan dalam menyusun perencanaan ini, perlu kiranya dipaparkan terlebih dahulu tentang pendekatan tersebut sebagaimana yang dikemukakan oleh Hendyat Soetopo, bahwa proses perencanaan melibatkan pertama, bentuk aktifitas apa yang akan dilaksanakan dan jenis kekuatan apa yang dipakai, kedua setelah memiliki kompisisi aktivitas, pertimbangkan bagaimana aktivitas itu dilaksanakan, bagaimana diarahkan, dan bagaimana dikontrol.

  1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in,

Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

  1. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3.   Perencanaan contingency

Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan dan tidak perlu digantungkan pada perbaikan terhadap keadaan masa silam sebagai patokan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

E. Kesimpulan

Berdasarkan dari kajian tentang perencanaan sebagai fungsi manajemen, tersebut tentunya dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan unsure penting dan strategis yang akan dapat memberikan arah dalam pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan atau sasaran yang di kehendaki. Dalam bidang pendidikan perencanaan merupakan salah satu factor kunci terhadap efektifitas pelaksanaan kegiatan-kegiatan pendidikan. Akan tetapi kalau diamati secara seksama perencanaan pendidikan masih banyak dijadikan sebagai unsure pelengkap atau penjabaran dari kebijakan pimpinan, sehingga seringkali terjadi tujuan yang ditetapkan tidak bisa tercapai secara optimal. Menurut pengamatan penulis salah satu penyebabnya adalah para perencana pendidikan masih kurang memahami proses dan mekanisme perencanaan dalam kontek yang lebih komprehensif, disamping itu posisi bidang perencanaan keberadaannya belum merupakan factor kunci dalam suatu lembaga pendidikan, sehingga sumbangan perencanaan pendidikan terhadap pencapaian visi, misi dan tujuan lembaga pendidikan belum dapat dirasakan secara optimal.

Sekian

Semoga Bermanfaat

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: