PERSURATAN DAN KESEKRETARIATAN


PERSURATAN DAN KESEKRETARIATAN

By: Muhammad Fathurrohman, M.Pd.I

(Guru Sang Dewo (SMPN 2 Pagerwojo) & Akademisi UIN Maliki Malang)

 

A.   Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi)

Fungsi surat adalah sebagai: (1)wakil dari pengirim/penulis, (2) bahan pembukti,(3) pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, (4) alat pengukur kegiatan organisasi, dan (4) sarana memperpendek jarak serta menyingkat waktu.

B.   Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik

Syarat-syarat surat dinas yang baik antara lain adalah: (1) obyektif, (2) sistematika, (3) singkat, (4) jelas, (5) sopan, fisik menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya). Sesuaikan dengan petunjuk dari kab/kota

C.   Bahasa Surat

  1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
  2. Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh penerima surat.
  3. Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar.
  4. Kata yang dipergunakan: (1) sederhana, (2) umum, (3) bahasa Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa asing.

D.   Bagian Surat

Bagian surat meliputi: (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4) perihal, (5) alamat, (6) salam pembuka, (7) isi surat, (8) salam penutup, (9) nama jabatan pengirim surat, (10) tempat tanda tangan/stempel, (11) nama pengirim surat, dan (12) tembusan.

E.   Kesekretariatan

Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifat penunjang. Sekretariat ialah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar. Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat (menyatakan kegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat dapat berupa: (1) kantor atau kedudukan seorang sekretaris, (2) kantor atau tempat di mana sekretaris melakukan pekerjaannya, (3) pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh sekretaris, dan (4) pegawai atau kelompok sekretaris (Webster, 1956:1317). Administrasi kesekretariatan ialah kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya, baik fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan unit organisasi lini guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur akuntabilitas dapat terpenuhi.

Berdasarkan permen 24 th 2007 tentang Sarana prasarana : Sebuah SD/MI sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut:

  1. ruang kelas,
  2. ruang perpustakaan,
  3. laboratorium IPA,
  4. ruang pimpinan,
  5. ruang guru,
  6. tempat beribadah,
  7. ruang UKS,
  8. jamban,
  9. gudang,
  10. ruang sirkulasi,
  11. tempat bermain/berolahraga.

1.    Fungsi Sekretariat

Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Sekretariat berfungsi: (1) menghimpun, (2) mencatat, (3) mengolah, (4) menggandakan, (5) mengirim, dan (6) menyimpan.

2.    Tujuan Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan bertujuan untuk: (1) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, intern dan ekstern; (2) mengamankan rahasia perusahaan/organisasi; dan (3) mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.

3.    Fungsi Administrasi Kesekretariatan

Fungsi administrasi kesekretariatan adalah untuk: (1) mengadakan pencatatan secara tepat guna dan tepat waktu semua kegiatan manajemen, menurut sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi; (b) alat pelaksanaan pusat ketatausahaan; (3) alat komunikasi pelaksana pemegang perusahaan/organisasi; dan (4) pusat dokumentasi.

4.         Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi Kesekretariatan

 Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: (1) menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; (2) menyelenggarakan tata hubungan, intern dan ekstern (hubungan masyarakat); (3) menyelenggarakan kepanitiaan rapat; (4) menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; (5) menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan; (6) menyelenggarakan tugas bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.

Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran, kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu menerapkan fungsi manajemen berikut.

  1. Perencanaan: (1) administrasi perkantoran, (2) tata naskah dalam kearsipan, (3) administrasi kepegawaian, (4) administrasi keuangan, dan (5) administrasi materiil dan kehumasan
  2. Pengkoordinasian
  3. Penggerakkan: (1) pengarahan atas kegiatan perkantoran secara efektif; (2) mengaplikasikan kebijakan kepegawaian yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai melalui orientasi, pelatihan, promosi, dan kesejahteraan; (3) menciptakan komunikasi efektif antara bawahan dan atasan; dan (4) mengkoordinasikan kegiatan berbagai unit.
  4. Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi hasil optimal.
  5. Pelaporan: menyampaikan perkembangan/hasil kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun tertulis kepada pihak yang berkepentingan.

5.    Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan

Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: (1) fasilitatif; (2) pelayanan prima; (3) legalitas; (4) dinamika; (5) pemberdayaan; (6) informasional; (7) efisiensi dan efektivitas; (8) jaringan kerja; (9) sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi; (10) tepat waktu; (11) telaahan staf; (12) kompetensi; (13) imbalan yang wajar dan adil; dan (14) perlakuan yang sama pada setiap orang.

6.    Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan:

Prinsip-prinsip administrasi kearsipan adalah: (1) legalitas, (2) efisiensi, (3) pembakuan, (4) pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6) ketepatan,(7) keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).

SEKIAN

SEMOGA BERMANFAAT

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: